Мы придерживаемся рекомендаций Розенталя и советуем фамилию не склонять: встреча с Ван И.
Правильно: к встрече.
Между подлежащим и сказуемым-существительным на месте отсутствующей связки ставится тире: Место встречи — ресторан такой-то. Двоеточие будет уместно только в анкетном описании типа:
Участники встречи: ______
Дата и время встречи: ______
Место встречи: ресторан такой-то
Правильно: забрало; отняло и допустимо отняло.
Правильно: со встречей. Предлог СО используется вместо предлога С в тех случаях, когда произнесение предлога без гласной фонетически затруднено. Например, при стечении согласных в начале слова.
Оба варианта верны.
Форма ромалэ — обращение к цыганам, форма множественного числа, например: Привет, ромалэ! Цыгане — рома́. Так что в интересующем Вас случае разумнее употреблять форму ромалы, хотя в цыганском языке она отсутствует.
Подходящие обороты речи Вы можете найти в рубрике "Письмовник" на нашем портале: Шаблонные фразы для деловой переписки.
Запятая после слова "встречи" не нужна. Однако предложение составлено не вполне корректно. Предлагаем вариант: В случае организации встречи управление в рамках своих полномочий готово принять в ней участие.
