Обособление вовсе не обязательно. Эти слова выделяются (запятыми, тире или скобками), если подчеркиваются интонационно, если содержат дополнительное замечание или попутное пояснение, если автор хочет обратить на них внимание читателя. Решение здесь полностью за автором текста.
Предпочтительно: Можно заменить этот предмет на другой, при условии что оба соответствуют регламенту.
Корректно с запятой.
Слова при желании, как правило, не выделяются запятыми. Обратите внимание: при передаче e-mail средствами русского письма коррректно: имейл-адрес.
Обособление не требуется.
Корректно в ед. ч.
Верно: при необходимости определения местонахождения документов. Существительное определение требует формы родительного падежа: ...определения (чего?) местонахождения.
Если бы здесь был глагол определить, то он требовал бы формы винительного падежа: ...определить (что?) местонахождение.
Пунктуация зависит от строя предложения, для точного ответа требуется более широкий контекст.
Верно: вождении автомобиля.
