Да, запятая перед тире, закрывающая причастный оборот, обязательна.

Слово гражданка, безусловно, есть в русском языке. Однако, несмотря на свободное образование таких слов, как гражданка, студентка, учительница и т. д., они используются не во всех стилях речи. В строгой официально-деловой речи по отношению к лицам женского пола нередко используют слова мужского рода. Видимо, требование администрации связано с тем, что речь идет о базе данных, где всё должно быть четко, строго и единообразно.

Глагол несовершенного вида неупотребителен, можно использовать только совершенный вид: я обезопашу, смогу обезопасить. Наиболее близкий неоднословный синоним - обеспечить (обеспечивать) безопасность.

О словарях синонимов см.: 13">http://www.gramota.ru/slovari/types/1713