Как составить письмо?

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Информация в деловом письме носит протокольный характер. Поэтому письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления. По тематическому признаку деловые письма делятся на коммерческие письма (составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем. По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы. Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения. Письма, не требующие ответа: подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления – эти письма констатируют факт и не требуют ответа – у них функция квитанции, ярлыка). По признаку адресата письма делятся на обычные и циркулярные (направляются от одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций). По форме: обычные и электронные. По структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).  Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (например, о посылке контрактов, спецификаций, каталогов, протоколов, образцов товара, грузов). Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-сообщение. Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т. п.). Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты. Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т. п.). Чаше всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета.  Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке. Коммерческий запрос – это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услуге и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю). Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца или экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста. Стандартные выражения, указывающие на причину По причине задержки оплаты... В связи с неполучением счета-фактуры... Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям... Ввиду задержки получения груза... Вследствие изменения цен на энергоносители... Учитывая, что производственные показатели снизились на... Учитывая социальную значимость объекта... При ссылках Ссылаясь на Вашe письмо от... В соответствии с достигнутой ранее договоренностью... Ссылаясь на Ваш запрос от... Ссылаясь на устную договоренность... В ответ на Ваше письмо (запрос)... В соответствии с нашей договоренностью... На основании нашего телефонного разговора... На основании устной договоренности... Согласно постановлению правительства... Согласно Вашей просьбе... Согласно протоколу о взаимных поставках... Согласно спецификации... Ссылаясь на переговоры... Указание на цель В целяx скорейшего решения вопроса... В целях выполнения распоряжения... Для согласования спорных вопросов... Для согласования вопросов участия... Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ. Для решения спорных вопросов... В целях безопасности прохождения груза... В ответ на Ваш запрос... Во избежание конфликтных ситуаций... Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации. Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям: этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование; сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем; подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем; требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой; обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся; напоминания: напоминаем; предложения: предлагаем. Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов: контроль – возлагается, цена – устанавливается (снижается, поднимается), задолженность – погашается, сделка – заключается, рекламация (претензия) – предъявляется (удовлетворяется), платеж – производится, счет – выставляется (оплачивается), вопрос – поднимается (решается), скидки – предоставляются (предусматриваются), оплата – производится, возможность – предоставляется, договоренность – достигается, кредит – выделяется и т. п. Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность – успешной, вклад – значительным, позиции –конструктивными (прочными), доводы – вескими, необходимость –настоятельной, спектр (услуг) – широким, скидки – значительными / незначительными, предложение – конструктивным, разногласия –существенными / несущественными, рентабельность – высокой / низкой, расчеты – предварительными или окончательными и т. п.

Как расставить знаки препинания в первой фразе договора, содержащей обозначения договаривающихся сторон? Правильным является такой вариант расстановки знаков препинания в этой фразе: Государственное предприятие «Общение», именуемое в дальнейшем «Предприятие», в лице генерального директора Поповича Александра Михайловича, действующего на основании Устава, с одной стороны и гражданин Российской Федерации Бабкин Иван Васильевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем...  Обратите внимание на то, что в этой фразе слова с одной стороны и с другой стороны выступают в функции обстоятельства и не являются вводными, а значит и не требуют выделения знаками препинания. Нужна ли запятая после слов «С уважением» в конце делового письма? После слов «С уважением» принято ставить запятую, несмотря на то что правила правописания не регламентируют этот случай. Например, корректно: С уважением, главный бухгалтер ООО «Морской пейзаж» Д. О. Иванцева Нужна ли точка после подписи в деловом письме? Точка после подписи в деловом письме не ставится. В документах, в том числе в деловых письмах, подпись выступает в функции так называемого реквизита (обязательного элемента), не составляющего законченного предложения.  Следует отметить, что в газетных и журнальных сохраняется традиция ставить точку после подписи автора, если подпись располагается после основного текста статьи. Что ставить после обращения Уважаемый господин Иванов – восклицательный знак или запятую? Первая фраза делового письма – обращение – может заканчиваться восклицательным знаком или запятой. В случае если стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы. Если стоит восклицательный знак – пишем первое предложение с прописной. Какие слова нужно и какие слова не нужно обособлять? Разобраться в этом поможет «Справочник по пунктуации», опубликованный на нашем портале. Он составлен на основе наиболее частых вопросов посетителей «Справочного бюро».