Пожалуйста, поясните нам, что именно Вам непонятно в этом выражении, что требует объяснений?
Основное правило см. здесь. В зависимости от смысла НЕ с краткими прилагательными пишется то слитно, то раздельно. В приведенном примере предпочтительно раздельное написание (отрицается положительный признак).
От глагола (не) портить образуются вариантные формы повелительного наклонения: не порти и не порть. Обе соответствуют норме, однако академическая «Русская грамматика» (М., 1980. Т. 1. § 1475) форму c -и называет предпочтительной.
Запятая не нужна.
Правильно: лежали.
Прилагательное живой может быть употреблено в «сравнительном» контексте, если выражает не прямое, а переносное значение; ср. картина стала более живой после добавления ярких красок.
Верно: покрыты толем.
Вы совершенно правы. Корректны варианты: Решение о пропуске/непропуске принимает сотрудник, основываясь на имеющейся в системе информации и Решение о пропуске/непропуске принимается сотрудником на основании имеющейся в системе информации.