К сожалению, мы можем ответить Вам только на вопросы по русскому языку.
Если документы были показаны членам правления (для ознакомления), то верно: представленные.
Предоставить – передать, дать возможность распоряжаться; представить – предъявить, показать, продемонстрировать.