Запятая после вводного слова например не нужна: если вводное слово стоит в начале обособленного члена предложения (в данном случае пояснительного), то оно не отделяется от него знаком препинания.

Правильно здесь: напоминавшим. Напоминавшим – форма творительного падежа (кабинетом каким? напоминавшим), напоминавшем – форма предложного падежа (в кабинете каком? напоминавшем).

Запятая не требуется.

В данном случае сочетание мощное очищение и бережный уход едва ли является цитатой, а потому его не нужно оформлять как прямую речь. С точки зрения синтаксиса это именительный темы, а такая конструкция оформляется разными способами, например: 

• Мощное очищение и бережный уход — именно так можно охарактеризовать уникальные свойства энзимной пудры;
• Мощное очищение и бережный уход. Именно так можно охарактеризовать уникальные свойства энзимной пудры.

См. «Словарь трудностей».

Судя по контексту, вводное слово надеюсь относится к обеим частям сложносочиненного предложения, а потому запятая не нужна.

После закрывающих кавычек (после прямой речи) нужно поставить тире.

Однозначный ответ на Ваш вопрос дать сложно. Местоимения 3-го лица он, она корректно употреблять, когда речь идет о лице, не участвующем в разговоре, отсутствующем (это не является признаком неуважения к человеку). Но не тогда, когда человек принимает участие в разговоре. Вот что написано в «Словаре русского речевого этикета» А. Г. Балакая: Употребление местоимения он, она по отношению к собеседникам, без предварительного называния их по имени (имени-отчеству) считается невежливым: говорящий как бы исключает собеседника из общения, демонстрируя тем самым неуважительное к нему отношение.

Так что вопрос заключается вот в чем: можно ли считать Вашу коллегу отсутствующей при разговоре? С одной стороны – да, когда Вы просили коллегу передать ей что-то, то этот разговор шел только между вами двумя, а она находилась в другой комнате и к данному диалогу отношения не имела. А следовательно, формально правила этикета Вы не нарушили. С другой стороны, слыша Ваш голос в телефонной трубке, она «виртуально» все-таки присутствовала при разговоре, поэтому формально у нее был повод обидеться на Вас.

Верно: были намечены.