Корректно: В адрес администрации поступило обращение от председателя совета дома № 1, находящегося под управлением ООО «Алиса».
Запятая не ставится.
Наличие обращения в начале предложения не отмечается в справочниках в качестве фактора, влияющего на постановку тире между подлежащим и сказуемым-существительным. Факторы, действительно влияющие на постановку или непостановку тире в таком случае, перечислены в параграфе 15 «Полного академического справочника» под ред. В. В. Лопатина (М., 2006 и след.).
Перед союзом когда ставится запятая, так как он начинает придаточное предложение.
Учитывая зону ответственности подчиненных Вам структурных подразделений, направляю обращение по принадлежности для рассмотрения и подготовки ответа.
Корректно с большой буквы. Подробно см. в «Письмовнике».
Обращение "коллеги" обособляется.
Знаки препинания уже расставлены корректно.