Верны оба варианта. Выбор зависит от смысловых акцентов: если важно отметить множество гостей, то следует использовать сказуемое в форме множественного числа собрались; если подчеркивается общность, совокупность, то предпочтителен вариант в форме единственного числа собралось.
Нет оснований для использования формы мн. ч.
Приложения начальник отдела и физорг неоднородные (характеризуют человека с разных сторон), поэтому знаки препинания не требуются. При этом можно рассматривать сочетание физорг Алексей Степанович пояснением к сочетанию начальник отдела (особенно если основной темой текста является этот отдел) и поставить тире: За спортивный дух отвечает начальник отдела — физорг Алексей Степанович.
Лучше: не допускать возникновения конфликтных ситуаций.
Падежную форму (в этом случае — родительного падежа) определяем по существительному, с которым количественное числительное согласуется.
Правильно: на ста семидесяти двух листах.
