Верно: при необходимости определения местонахождения документов. Существительное определение требует формы родительного падежа: ...определения (чего?) местонахождения.
Если бы здесь был глагол определить, то он требовал бы формы винительного падежа: ...определить (что?) местонахождение.
Пунктуация зависит от строя предложения, для точного ответа требуется более широкий контекст.
Обособление не требуется.
При существительных женского рода, зависящих от числительных два, три, четыре, определение, находящееся между числительным и существительным, чаще ставится в форме именительного падежа множественного числа: три чайные розы.
Нужен пробел как между инициалами имени и отчества, так и перед фамилией.
Предпочтительно: и (или). Знак "наклонная черта" не является пунктуационным знаком.
Правильно: гражданка.
Как правило, сначала пишут инициалы.
