Слово гражданка, безусловно, есть в русском языке. Однако, несмотря на свободное образование таких слов, как гражданка, студентка, учительница и т. д., они используются не во всех стилях речи. В строгой официально-деловой речи по отношению к лицам женского пола нередко используют слова мужского рода. Видимо, требование администрации связано с тем, что речь идет о базе данных, где всё должно быть четко, строго и единообразно.
Корректно: не прикрепленные к базе договоры; не прикрепленные к книге страницы. Это причастие с зависимым словом.
Запятая не нужна.
Не существует каких-либо правил, регламентирующих количество предложений в абзаце. Абзац может состоять из одного предложения, если таков авторский замысел.
Корректно: передать с базы.
Такое графическое оформление текста нежелательно.
