Предложение составлено неверно. Неясно, к чему относятся слова по следующему делу. Вот возможный вариант начала предложения: В деле отсутствуют документы (не подшиты и не вложены в дело, не представлены проверяющим), подтверждающие направление сообщения в военкомат о вступившем в законную силу приказе...
Сшить – стилистически нейтральный, общеупотребительный вариант, пошить (в знач. 'изготовить шитьем; сшить') – разговорный, допустимый в устной речи.
Может быть, лучше оформить так?
Смену сдал (подпись), смену принял (подпись).