Вы правы, это краткое причастие, а краткие причастия пишутся раздельно с отрицанием не.
В качестве специального наименования в нормативные словари внесено устойчивое сочетание дефектная ведомость, так что следует использовать именно его.
Мы можем ответить Вам только на вопросы, касающиеся русского языка.
Такое сочетание возможно как разговорное.
Корректны сочетания дверь в комнату и дверь комнаты. Ср., например: Костя открыл дверь в комнату и, бросив быстрый взгляд на Динку, остановился у стола. В. Осеева, Динка. Она не слышала, как Евграф Живаго отворил дверь в комнату и в нее хлынула толпа из коридора... Б. Пастернак, Доктор Живаго. А через минуту в дверь комнаты господина из Сан-Франциско легонько стукнул француз-метрдотель... И. Бунин, Господин из Сан-Франциско. Михайлыч приоткрыл дверь комнаты, громко хлопнул и громко пошёл мимо Егора... В. Шукшин, Калина красная.
Да, такая форма глагола внимать существует, но обычно употребляется в высоком стиле речи.
