Слово гражданка, безусловно, есть в русском языке. Однако, несмотря на свободное образование таких слов, как гражданка, студентка, учительница и т. д., они используются не во всех стилях речи. В строгой официально-деловой речи по отношению к лицам женского пола нередко используют слова мужского рода. Видимо, требование администрации связано с тем, что речь идет о базе данных, где всё должно быть четко, строго и единообразно.

Апостиль, -я, м. р. (apostille)– специальный штамп на документе, проставляемый органами юстиции, удостоверяющий подлинность подписи, а также качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ. Проставление апостиля регулируется Гаагской конвенцией 1961 г. Официальные документы, снабженные апостилем, принимаются во всех странах-участницах конвенции без дополнительной дипломатической или консульской легализации. Верно: проставление апостиля, заверить доверенность апостилем, оформить апостиль.

1. См. здесь.

2. Термины воинская часть и войсковая часть имеют разное значение.

Воинская часть - организационно самостоятельная боевая и административно-хозяйственная единица во всех видах вооруженных сил, содержащаяся по установленному штату.

Войсковая часть (по сведениям "Википедии", с отсылкой к "Военному энциклопедическому словарю") — условное (открытое) цифровое наименование (номер) воинской части, корабля, соединения (корпус, дивизия, бригада) и учреждения Вооружённых сил.

Слова обнимашки, целовашки склоняются: обнимашек, целовашек (ср. вкусняшка – вкусняшек). Пожелать кому-либо много обнимашек можно, грамматической ошибки здесь нет, но надо иметь в виду, что эти словечки – обнимашки, целовашки, из той же серии ванильки, мимими (лингвист Максим Кронгауз называет эти языковые явления «новой сентиментальностью», пришедшей на смену «аффтарам» и «падонкам») нравятся далеко не всем, а некоторых носителей языка уже начинают раздражать.

Определение, относящееся к двум или нескольким существительным – однородным членам, ставится в форме единственного числа, если по смыслу сочетания ясно, что определение относится не только к ближайшему существительному, но и к последующим. В противном случае употребляется форма множественного числа. При написании первая авария, кража, растрата поймет ли читатель, что прилагательное первая относится ко всем трем существительным? Если в этом есть сомнения, лучше написать первые.

Уточним: слышать запах – выражение не просторечное, а разговорное (именно так мы всегда отвечали). Но разговорная речь – это тоже разновидность литературного языка (противопоставленная в его пределах кодифицированному книжному языку), поэтому разговорные выражения тоже соответствуют литературной норме. Разница в том, что слышать запах уместно именно в разговорной речи, а чувствовать запах – выражение стилистически нейтральное, уместное во всех стилях – и разговорном, и книжно-письменном.

В русском языке есть несколько групп страдательных причастий, в которых ударение во всех формах или в некоторых из них переносится на приставку. Это причастия на -гнутый, -данный, -нятый, -сланный, -бранный, -тканный, -ткнутый, -мкнутый, ср.: согнуть, но согнутый, приткнуть, но приткнутый, отомкнуть, но отомкнутый и т. д. Эти слова вызывают значительные трудности в постановке ударения, поэтому мы решили некоторые из них включить в рассылку.

Разговорная речь тоже часть литературного языка. Противопоставлять имеет смысл не норму и разговорную речь, а образцовые, предпочтительные варианты и варианты, допустимые в обиходной разговорной речи. Первые используются во всех ситуациях, где нужно продемонстрировать владение эталоном (официальные выступления, речь в СМИ, речь со сцены и др.), вторые — в ситуации непринужденного общения. Например, ударение сОздали образцовое, а создАли разговорное, но при этом оба варианта нормативны.