Нормативной рекомендации нет.
В разговорной речи имя Алена изредка используют как замену имени Елена. Но в свидетельстве о рождения, паспорте и других документах они указываются как разные имена.
Это разные производные имена, обычно восходящие к общему имени Елена.
Воспользуйтесь окном «Искать на Грамоте» в «Словарь имён собственных»).
Да, склоняется. Мужские и женские фамилии, оканчивающиеся на -а после согласной (например, Лоза), обычно склоняются по первому склонению.
Если директор — женщина Алиса Иванова, то верно: в лице директора Алисы Ивановой.
Фамилии на -а неударное склоняются. Подробно см. в Письмовнике.
Наличие частицы (только) перед подчинительным союзом (когда) не служит основанием для пропуска запятой (см., например, параграф 115 «Полного академического справочника» под ред. В. В. Лопатина), поэтому верно: О маминой находке на Олиной одежде он узнал, только когда сестра постучала к нему в комнату.
