Корректно: полька и полячка (последний вариант стилистически маркирован как разговорный и устаревающий).
Правильно: письмо Марии.
Если речь идет о конкретном заявлении, о верно: Она не писала заявление.
Если говорится о каком-то заявлении вообще, то верно: Она не писала заявления.
Верно слитное написание при отсутствии пояснительных слов и раздельное написание при их наличии: нераспечатанное письмо, но никем не распечатанное письмо, еще не распечатанное письмо.
См. «Письмовник»: Как оформить библиографическую ссылку и составить библиографию?
Мужские и женские фамилии на -а, -я неударное, как правило, склоняются (песни Булата Окуджавы, прогнозы Павла Глобы, фильмы Анджея Вайды). Однако в тех случаях, когда фамилия совпадает с нарицательным существительным, допускается ее несклонение.
Корректно: Уведомляем Вас, что в случае отсутствия ответа на вышеуказанные письма с приложением подписанного со стороны ООО «Рога и копыта» акта решение вопроса о начислении штрафов будет инициировано в судебном порядке.
1. Возможно, лучше: в экстренных случаях (несчастный...). 2. Правильное сокращение: м. и м-б
