Запрета на такое использование квадратных скобок нет. Квадратные скобки используются в специальных текстах, например:
1) для обозначения фонетической транскрипции;
2) для объяснения этимологии слова;
3) при цитировании: для расшифровки сокращений или внесения в текст мелких примечаний, например: Он [Платон Каратаев] сам не знал и не мог определить, сколько ему лет (Л. Толстой);
4) для указания на источник цитирования, например: Типографское назначение пунктуации состоит в «расчленении целого текста на части с тем, чтобы представить текст не как аморфную массу символов, а в виде единиц, быстро и четко различаемых глазом» [Веденина Л. Г., 1975, 156] (Н. Шубина);
5) для того, чтобы избежать употребления двойных скобок одного рисунка, например: добавка «Кола» [краситель «Карамель» (Е150)].

Подобные фамилии могут склоняться как с выпадением гласного (Ивану Ивановичу Рабинку), так и без него (Ивану Ивановичу Рабиноку). См. материал «Как склонять фамилии (трудные случаи)» в разделе «Письмовник» на нашем портале.

Оба варианта возможны, но предпочтительно без запятых. Подробнее см. ответ на вопрос № 323693.

Запятая не требуется, между инициалами нужен пробел: Служебная записка главной медицинской сестры Ивановой А. А.

Для корректного употребления мы как раз рекомендуем избегать подобной формулировки. Но если вы на ней настаиваете, использование формы среднего рода единственного числа будет чуть менее некорректным.