Т. п. существительного встреча - встречей.
Пунктуация верна.
Оба варианта корректны.
Форма просьбы - произвольная. Некоторые наиболее употребительные выражения деловой речи, которые можно использовать в тексте Вашего документа, Вы найдете в "Письмовнике" на нашем портале.
В подобных сочетаниях терминологического характера существительное при двух определениях обычно стоит в единственном числе: в устной и письменной форме, мероприятия муниципального и регионального уровня.
При обращении к коллективу вы пишется со строчной. С прописной буквы Вы пишется только при обращении к одному лицу.