Выбор варианта зависит от смысла: копия письма, содержащего... (само письмо содержит что-либо) и копия письма, содержащая... (копия письма содержит что-либо).
Чтобы другой сотрудник увидел Ваши копии, когда будете записываться, пишите нам с этого же аккаунта.